Google Apps Standard Edition je besplatna inačica koja je malim i srednjim tvrtkama interesantna posebice zbog mogućnosti smještaja poslovnih mailova na Google poslužitelje. Veličina korisničkog pretinca ograničena je na 7GB što daleko premašuje veličinu pretinaca koje trenutno imaju u ponudi hosting tvrtke a broj korisničkih pretinaca ograničen je na 50GB.

Što je Google apps ?
Google apps je set web aplikacija koje zamijenjuju najčešče korištene aplikacije instalirane na lokalnom računalo. Ovaj servis od Googlea sastoji se od mail servera (gmail), kalendara, docs (editor teksta, proračunske tablice, prezentacije, online forme) i sites (web hosting). Večina čitatelja je u neku ruku upoznata s gmailom, no apps je set alata koji je primarno namijenjen poslovnoj klijenteli. Ono što je najinteresantnije u svemu tome je što svojim korisnicima Google apps omogučuje da sve ove funkcionalnosti imaju na vlastitoj domeni. Ukratko, gmail sučelje no mail je tipa ime@vasa_domena, grupni rad na zajedničkim dokumentima, razmjena dokumenata, zatvoreni i otvoreni web siteovi... Sve što malom i srednjem poduzeču treba u svakodnevnom poslovanju.

Kako se registrirati ?
Da bi postali korisnik Google apps potrebno je uputiti se na www.google.com/apps. Ono što vam Google ovdje želi "uvaliti" jest komercijalna inačica servisa, no postoji i besplatna malo skrivena od klikanja. Osim toga, krenite s besplatnom inačicom, te ako vam se svidi funkcionalnost uvijek kasnije možete nadogradite sustav na komercijalnu.

Stoga, ako ste voljni isprobati apps tj. vidjeti online alternativu MS office-u, krenite od gornjeg URL-a pa:

1. Odaberite "For business IT managers"
2. S desne strane odaberite "Standard" (Other Google Apps editions)
3. Registrirajte se na "Get started"

Kako sam naveo, Apps funkcionira na zasebnoj domeni (što je must have za svakog poslovnjaka) tako da tokom procesa registracije i konfiguracije ili već trebate imati svoju domenu ili je možete kupiti od nekog od registrara na tržištu. No, u isto vrijeme slobodno upišete i svoju aktivnu domenu, jer tako dugo dok ne prtljate s DNS zapisima nište se neće desiti. A naziv domene je ionako bitan za nastavak procesa registracije. Nakon uspješne registracije moći čete pristupiti Apps alatima, dok za punu integraciju s vašom domenom treba odraditi DNS modifikacije. Za taj dio procesa obratite pažnju na upute koje će vam biti sugerirane u kontrolnoj ploči (control panel).

Koliko to sve košta?
Komercijalna verzija je poprilično skupa (50 USD po jednom accountu), no na raspolaganje dobijete 25 GB diskovnog prostora što za mailove, što za hostanje dokumenta i sve vezano uz Apps. Stoga, ako ste tvrtka od 5 zaposlenih i svo poslovanje prebacite na Google Apps, to je brojkica od 200 USD godišnje. Ako radite "ozbiljan" posao onda ovo nije visoka cijena. No, u isto vrijeme možete odabrati standard edition koji BESPLATAN ali je u isto vrijeme i "okljaštren" u nekim opcijama. Tako u besplatnoj inačici ne možete očekivati support (osim preko nekih kompliciranih formi), u gmail-u će vam se pokazivati razni oglasi, manje diskovnog prostora i možda malo manja razina sigurnosti nego u komercijalnoj, premium, verziji. Za testiranje, besplatna verzija je odlična ali ako se odlučite za prebacivanje i zamjenu aplikacija na svojem računalo s ovima od google-a, definitivno je premium must have.

Prednosti i mane
Prednost ovog alata je što bez obzira na kojem računalu radite, uvijek su vam dostupni alati za rad na dokumentima, mail i sve vezano uz poslovanje. Kako je sve na netu, gdje god imate pristup mreži dostupni su vam dokumenti i alati za rad na njima. Nema potrebe za instalacijom softwarea na lokalno računalo, licence, nadogradnje, podešavanja i sve one drage operacija na računalu :)

S druge strane, vrlo je upitana sigurnost dokumenta i sve što držite na ovom servisu. Gubitkom accounta ili krađom pristupnih podataka vrlo lako neželjena osoba dolazi u posjed povjerljivih informacija. Komercijalna opcija omogućuje brži support i brže rješavanje incidenata, no generalna sigurnost i "da je to sve tamo negdje" su i ipak potencijalno problematične situacije. Backup je također u jednu ruku problematičan. Iako instalacijom Gears u browser imate mogućnost da vam dokumenti i mailovi (ne i web siteovi) budu dostupni i u offline modu i dalje je sve to malo neozbiljno i izvan propisane procedure od IT struke.

Umjesto zaključka
Bolje da se bavite poslom koji donosi neku korist (čitaj: lovu), a ne gubiti vrijeme na instalacije, reinstalacije, podešavanja, upgrade, downgrade... Računala su napravljena da vam služe, da budu alat i da s njima možete napraviti nešto korisno. Google je ovim svojim alatom uspio riješiti krajnjeg korisnika da razmišlja o svim tim stvarima, i omogučuje mu da se više fokusira na bit stvari, tj. vlastiti posao. I to je u konačnici najbitnije, koliko god mi šutjeli o tome :)

Kreiranje

Na ovom linku http://www.google.com/apps/intl/en/group/index.html kliknete na gumb "Get Started"

Putem ovog linka potrebno je prijaviti domenu koju želite koristiti (npr. vasadomena.hr) sa Google Apps. Prijavom domene dobivate pristup kontrolnom panelu preko kojeg ćete podesiti Google Apps te ubuduće upravljati korisničkim računima i servisima.

Prilikom izrade glavnog korisničkog računa ne preporuča se odabir osobnog imena ili prezimena (npr. Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite. ) već univerzalni pristup (npr. Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite. ) zbog toga što korisničko ime nije moguće promjeniti bez da se obriše cijeli profil tj. svi podaci koje je korisnik stvorio u toku korištenja Google Apps.

Još jedan razlog zbog čega se preporuča korištenje univerzalnog korisničkog imena je mehanizam pri kojemu korisničko ime automatski postaje e-mail tog korisničkog računa.

Recimo Vi izradite korisnički račun Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite. i nakon nekog vremena zaposlenik ode iz tvrtke na neko drugo radno mjesto.

Bez da obrišete korisnički račun zaposlenik koji dođe na njegovo radno mjesto morati će koristiti korisničko ime prijašnjeg zaposlenika a ujedno će i mail od prethodnog korisnika biti aktivan sve dok ne obrišete korisnički račun. Ukoliko arhivirate e-mail poruke na poslužitelju što je “po defaultu” onda brisanje korisničkog računa ne dolazi u obzir.

Kako bi započeli sa korištenjem Google Apps potrebno je potvrditi vlasništvo nad domenom koju želite koristi. Na raspolaganju su dvije mogućnosti koje Vam to omogućuju, odabrali smo jednostavniji put:

* preuzmite HTML datoteku i spremite je negdje na svoje računalo, taku HTML datoteku potrebno je postaviti na web lokaciju Vaše web stranice putem FTP-a ili preko cPanela kojime administrirate Vašu domenu.

Sada kliknite na link Potvrdi te ćete time pokrenuti verifikaciju.

Kako bi počeli koristiti e-mail preko Google Apps potrebno je promjeniti određene DNS zapise na poslužitelju kojim administrirate Vašu domenu. Zapis koji je potrebno promjeniti naziva se MX što je skraćenica za Mail eXchange. Promjenom ovog zapisa ovlaštujete Google e-mail poslužitelje da primaju e-mail poruke namjenjene za Vašu domenu te šalju e-mail poruke sa Vaše domene.

Google ima aplikaciju koja dopušta direktno s vaše radne površine da pristupate e-malu , dokumentima ili kalendaru, sam email podržava sve vrste lokaliziranih email klijenata tako da nema bojazni od integracije u neki.

Uredili i obradili: Goran Blagus i Željko šopar